T.A.S. force – Beratung. Strategie. Umsetzung. Wir machen Sie stark!
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Definition Multiprojektmanagement: Der Begriff beschreibt nach DIN 69909 die Auswahl, Planung, Koordination und Überwachung mehrerer Projekte gleichzeitig. Dabei werden die Projekte bewertet, der Einsatz von Ressourcen geplant und auf eine effiziente Umsetzung der Prozesse geachtet. Abhängigkeiten der Projekte untereinander und gemeinsames Nutzen von Ressourcen sind zu koordinieren.
In jedem Unternehmen laufen diverse Projekte zur gleichen Zeit. Ihre Projekte übergreifend zu managen ist Aufgabe des Multiprojektmanagements. Im Gegensatz dazu befasst sich das Programmmanagement um die Einzelprojekte innerhalb eines Programms, welche die gleiche Zielsetzung haben. Das Mulitprojektmanagement agiert projektübergreifend, wobei die einzelnen Projekte natürlich unterschiedliche Zielsetzungen haben können.
Um dies an einem Beispiel zu verdeutlichen: Sie wenden sich an T.A.S. force für einen Turnaround, da Ihr Unternehmen in eine Schieflage geraten ist. Gleichzeitig soll evtl. eine Produktionsverlagerung vollzogen werden. Nun kann man sich vorstellen, dass viele Aufgaben, Prozesse und Abläufe parallel laufen und auch laufen müssen. Das Mulitprojektmanagement (MPM) behält den Überblick und sorgt mit einer effizienten Ressourcenplanung (Personal, finanzielle Mittel und technische Ressourcen) für die Erfüllung der Zielvorgaben, bezogen auf die gesamte Projektlandschaft.
Dem Multiprojektmanagement übergeordnet ist das Projektportfoliomanagement, welches mehrere Projekte zu einem Projektportfolio zusammenfasst. Das Programmmanagement wiederum verbindet mehrere verwandte Projekte zu einem Programm. In einem Projektportfolio hingegen bestehen nicht zwingend Berührungspunkte zwischen den Einzelprojekten. Zu den Aufgaben des Projektportfoliomanagements gehört die Definition, Beurteilung, Bewilligung, Koordination und Überwachung sämtlicher Projekte. Hierbei handelt es sich also um eine strategische, fortlaufend zu erfüllende Führungsaufgabe. Wohingegen das Multiprojektmanagement endlich ist, sobald die zu koordinierenden Projekte erfolgreich abgeschlossen sind.
Die größte Herausforderung mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren, ist die effektive Steuerung, Aufteilung und Verwaltung der Kapazitäten. Ein klares Konzept mit eindeutiger Zielformulierung ist die Grundvoraussetzung, damit das Multiprojektmanagement zum Erfolgsfaktor werden kann. Ist das gegeben, ist eine der wichtigsten Schritte die Ressourcenplanung. Ebenso sollten Zwischenziele festgelegt und Schwerpunkte gesetzt werden, damit man bei großen Projekten den Überblick behält.
Um das gesamte Projekt zum Erfolgsfaktor zu machen, setzt T.A.S. force viele weitere Aufgaben um:
Die Bedürfnisse der Stakeholder zu erkennen und zu erfüllen wird vom T.A.S. force Multiprojektmanagement übernommen
Das Projektmanagement muss also sämtliche Aspekte der gesamten Projektlandschaft im Blick haben, um eine Priorisierung strategisch durchdacht zu vergeben und eine entsprechende Planung festzulegen. Wenn das Multiprojektmanagement prozessual erfolgreich geplant ist, entstehen keine Ressourcenkonflikte oder personellen Engpässe, es wird höchstmögliche Transparenz geschaffen und das Ziel wird auf kosteneffektive Weise erreicht.
Da wir wissen, wie wichtig es ist, dass die Mitarbeiter am gleichen Strang ziehen und die Motivation hoch ist, bietet T.A.S. force auch die Funktion des Scrum Masters an. Der Scrum Master führt Ihr Team zu Höchstleistungen. Er sorgt dafür, dass das Projektteam ungestört arbeiten kann und die Steuerung der Aufgaben passend priorisiert werden. Die Folge ist eine höhere Produktivität und Effektivität des Teams. In Daily Scrums wird der aktuelle Stand der Dinge ausgetauscht. So können jederzeit Prioritäten verändert werden, notwendige Abgrenzungen gesetzt werden und schnelle Lösungen herbeigeführt werden.
Gerne setzen wir im Multiprojektmanagement auch die Methode Kanban Light ein, die für eine simple Visualisierung der Aufgaben sorgt. Auf Karten werden die Prozesse und Aufgaben innerhalb des Projektes notiert. Diese werden mindestens drei Spalten zugeordnet: Offen, in Bearbeitung und erledigt. Diese Darstellung sorgt für eine optimale Organisation und Abstimmung der Aufgaben, legt Bereiche offen, in denen noch Verbesserungspotential steckt und gibt eine perfekte Gesamtschau über den Stand der Einzelprojekte.
Gerade wenn Sie mehrere unserer Leistungen beauftragen, ist es extrem wichtig, aber durchaus eine Herausforderung, den Überblick zu behalten. Denn viele Entscheidungen werden gleichzeitig gefällt, diverse Aufgaben laufen parallel, Etappenziele werden erreicht. Durch den Einsatz des Multiprojektmanagements gewährleistet das Team von T.A.S. force einen runden Projektablauf, bei dem das Ziel nie aus den Augen verloren wird.
Wenn Sie mehr über die Vorteile dieser Anwendungsbereiche des Multiprojektmanagents oder unser Portfolio erfahren wollen, sprechen Sie uns einfach an:
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Kontakt aufnehmenDie genannten Methoden gehören zum agilen Projektmanagement, bei denen im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement agil gehandelt wird. Es fließt weniger Genauigkeit und Detailtreue in die Projektplanung. Die Fokussierung liegt hier auf der Erreichung kurzfristiger Ziele. Das Management, der Projektleiter und das Team kann flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren und genau darin liegt der entscheidende Vorteil. Das agile Handeln der Projektmitglieder wird nach den Bedürfnissen des Kunden ausgerichtet. Es können also jederzeit Anpassungen vorgenommen werden oder Schwerpunkte verlagert werden, wenn dadurch dem Kundenwunsch besser entsprochen werden kann.
Das Gantt Diagramm zeigt die anstehenden Aufgaben innerhalb des Projektes und bezieht den Zeitaufwand mit ein. Die Aktivitäten werden in Balkenform dargestellt. Es können Beziehungen und Abhängigkeiten innerhalb einzelner Prozesse hergestellt werden und Teams oder einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Dieses Balkendiagramm kann auch bei der Ressourcenplanung unterstützen, dient als Guideline und legt Reihenfolgen fest. Ein einfacher schneller Überblick über den Projektstand, die Erreichung von Meilensteinen und die Dauer der Aktivitäten ist durch das Gantt Diagramm jederzeit möglich. Das erlaubt dem Projektleiter und allen Beteiligten eine optimale Organisation.
Project Canvas wird zu Beginn eines Projektes genutzt und sorgt für ein gemeinsames Projektverständnis. In diversen Bausteinen werden Fragen gestellt, die man sich zu Beginn eines Projektes stellt. Dazu gehören zum Beispiel: welche und wie viele Teammitglieder gibt es? Wie viel Budget muss für die Ressourcen eingeplant werden? Welche Ereignisse können den Projekterfolg gefährden? Welches Ziel verfolgt das Projekt? So entsteht eine Visualisierung in übersichtlicher Form mit diversen Kriterien, die den Projektstart vereinfacht.
Alle Projekte durchlaufen diverse Phasen, die fließend ineinander übergehen. Das Projektportfolio wird abgesteckt und in der Projektinitiierung das Ziel festgelegt. Jetzt kann mit der Projektplanung des Projektportfolios begonnen werden. Hier sitzt eine der Stellschrauben für den Erfolg oder Misserfolg des Projektes. Mit den Methoden und Werkzeugen des Multiprojektmanagement, die wir Ihnen vorgestellt haben, ist eine wirtschaftliche Erreichung des Unternehmensziels gesichert.
Nachdem das Unternehmensziel festgelegt wurde, die Einzelprojekte priorisiert wurden, die Kapazitätsplanung abgeschlossen ist und alle beteiligten Mitarbeiter umfänglich vorbereitet sind, kann das Projekt starten. Gerade beim Mulitprojektmanagement (MPM) muss der Projektmanager auch die projektübergreifenden Herausforderungen stets im Blick haben. Damit die Multiprojektsteuerung perfekt funktioniert, ist viel Erfahrung und Fachexpertise notwendig – mit T.A.S. force an Ihrer Seite können Sie sich auf einen starken, erfahrenen Partner verlassen.
Nun wurden die Prioritäten verteilt und alle notwendigen Entscheidungen getroffen. Während der Projektausführung muss eine Projektüberwachung und -kontrolle stattfinden, damit man das Ziel nicht aus den Augen verliert und auf unerwartete Entwicklungen zügig reagiert werden kann. Dann können zum erfolgreichen Projektabschluss die Korken knallen.
Für den besseren Überblick hier nochmal die unterschiedlichen Phasen:
Sie haben jetzt eine ganze Menge dazu erfahren, wie wir das Multiprojektmanagement effektiv einsetzen und welche Kriterien entscheidend sind. Wir bieten diese Dienstleistung für das gesamte Portfolio unserer Beratungsfelder an, aber auch für Ihren internen Bedarf, wenn externes Know-how für das Handling mehrerer Projekte notwendig ist.
Sollten Sie unsere Logistikberatung benötigen, übernehmen wir innerhalb des Projektes die Funktion des Multiprojektmanagers. Die Unterstützung des Managements und Transparenz gegenüber allen Beteiligten haben hierbei höchste Priorität. Für den Erfolg Ihres Projektes setzen wir die volle Power unseres Fachwissens ein. Das gilt ebenso für die Beauftragung eines strategischen Turnarounds oder einer Sanierung Ihres Unternehmens in Form eines distressed Turnarounds.
Nutzen Sie diese Power ebenso für Ihr Produktions-, Prozess– oder Ihr Lieferantenmanagement. Sollten die internen zeitlichen oder fachlichen Kapazitäten nicht ausreichen, unterstützt Sie der T.A.S. force Interim Manager vollumfänglich auch mit dem Multiprojektmanagement.
Unsere Stärken – Ihre Vorteile!
Was ist Ihr nächstes Projekt? Welche Form der Unterstützung stellen Sie sich vor? Lassen Sie darüber sprechen: